Алгоритм действий: регистрация электронной трудовой книжки

24 Июнь 2021 14:30

В Украине действует постепенный переход от бумажных книжек на электронные, который должен завершиться к 2025 году. В данный момент действительными являются обе трудовые книжки: и бумажная версия, и электронная.

Все данные, необходимые для трудовой книжки (принятие на работу, награждение, увольнение и т.д.), будут уже заполняться электронно. Но по требованию работника работодатель обязан будет перенести записи в бумажную трудовую книжку.

Как именно можно оформить электронную трудовую книжку?

Для этого вам необходимо приложение «Дія» или личный кабинет лица на сайте Пенсионного фонда Украины.

Первое, что вам необходимо сделать: отсканировать документы.

На сайт Пенсионного фонда можно внести данные, прикрепив сканы-копии бумажной трудовой книжки.

Таким образом, вы должны иметь сканы:

— трудовой книжки, а именно, только все заполненные страницы из разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и вкладыши оригинала трудовой книжки. Пустые страницы сканировать не нужно;

— согласия на обработку данных от работника — пункт не нужен, если книжку заводит сам работник. Но если это обязуется делать работодатель, то ему необходимо получить от сотрудника письменное согласие в произвольной форме.

— электронная цифровая подпись — в том случае, если документы подает на сайт физическое лицо. Цифровая подпись может быть на любом носителе. Получить ее вы можете бесплатно в обслуживающем банке или обратившись к Квалификационному поставщику электронных доверительных услуг Информационно-справочного департамента Государственной налоговой службы (КНЕДП ИСД ГНС).

При сканировании вы обязаны соблюдать определённые требования:

— ваши сканы должны быть четкими;

— название файла в таком формате: ИНН_Номер Левой страницы трудовой книжки_Номер Правой страницы трудовой книжки.jpg;

— скан обязан быть цветным;

— в сканах должны быть: серийный номер (если есть), ФИО работника, печати и подписи;

— разрешение сканов в 300 dpi;

— если сканы отдельно друг от друга — то сканы в формате jpg, если одним файлом, то в формате pdf;

— размер каждого отдельного файла не больше 1 МБ.

Второй шаг: имея сканы, заходите на сайт Пенсионного фонда Украины (ПФУ). Если вы никогда не имели дел с ПФУ, то вам нужно обратиться в местный орган ПФУ для получения регистрационного кода. Позже, введя регистрационный код, пройдя регистрацию, следуйте инструкциям сайта. В последующем вы можете заходить в свой личный кабинет и пользоваться его функциями.

Если вы уже были зарегистрированы на портале, или имеете личный электронный цифровой ключ, то вы просто нажимаете кнопку «Вход» и можете войти тем способ, какой вам удобен.

Третий шаг: пройдя регистрацию, вы войдёте в вашу личную учетную запись — личный кабинет. Слева вам будут доступны множество функций. Вам необходимо найти функцию «Коммуникации с ПФУ» -> «Ведомости про трудовые отношения».

Вам предложат анкету, где необходимо указать все данные работника, загрузить правильно обработанные сканы и подписать анкету.

Если вы — работодатель, и оформляете трудовую для работника, то вам необходимо загрузить и скан разрешения на использование личных данных.

Если вы — работник, то вам достаточно поставить галочку о предоставлении такого разрешения.

Поздравляем, у вас оформлена ваша трудовая электронная книжка. Получить ее вы можете в режиме просмотра ваших обращений, позже она появится в определенном разделе личного электронного кабинета.

Напомним, ранее мы писали: